Oferta

  • Jak pracochłonne jest prowadzenie i obsługa rejestrów publicznych?

  • Ile czasu potrzebujecie Państwo na dotarcie do pożądanych informacji, potrzebnych do realizacji powierzonych Państwu obowiązków?

  • Jak wiele podatków ucieka z kasy gminnej, z braku możliwości kompleksowego monitorowania stanu gospodarowanie nieruchomościami?

SYSTEM OBSŁUGI WNIOSKÓW ADMINISTRACYJNYCH (SOWA) ma na celu usprawnienie procesu przepływu dokumentów oraz wymiany informacji w urzędach administracji publicznej. Dzięki zdefiniowanym ścieżkom przepływu dokumentów pomiędzy odpowiednimi komórkami, system ułatwia i przyspiesza proces wydawania decyzji. Dokumenty, które wcześniej miały postać tradycyjną, mogą teraz być archiwizowane i rozprowadzane w postaci cyfrowej. Dużą zaletą systemu jest możliwość jego zastosowania zarówno, jako system obsługujący wewnętrzny obieg pism w danej jednostce organizacyjnej, jak i system dziedzinowy, dedykowany dla prowadzenia konkretnych spraw (rejestrów publicznych) i zintegrowany z funkcjonującym w danej jednostce elektronicznym obiegiem dokumentów.

SOWA wspomaga zarówno realizację procesów wewnętrznych, związanych z obsługą petenta, jak
i komunikację pomiędzy urzędem, a obywatelem. Aplikacja w pełni wspomaga realizację zadań własnych gminy, wynikających z różnych aktów prawnych, a w szczególności Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej z dn. 18 stycznia 2011 r. Do tych zadań, między innymi, należą: ewidencja nieruchomości, ewidencja zabytków, ochrona środowiska, czy gospodarka odpadami.

Ze względu na swoje bogate możliwości SOWA realizuje w pełni funkcje Systemu Obiegu Dokumentów oraz stanowi zestaw aplikacji, ułatwiających pracę merytoryczną inspektorom (urzędnikom). Dzięki możliwości zdefiniowania ścieżek przepływu dokumentów (tzw. workflow) wewnątrz urzędu, system SOWA ułatwi Państwu i przyspieszy proces wydawania decyzji, dając równocześnie możliwość śledzenia postępu załatwienia danej sprawy.

Do najistotniejszych zalet systemu SOWA należą:

  • Śledzenia wniosku od jego złożenia, aż po wydanie decyzji – SOWA daje możliwość śledzenia przebiegu całej procedury, od złożenia wniosku aż po zakończenie sprawy wydaniem decyzji (np. kiedy i przez kogo było wykonywane postępowanie, czym skutkowało, jakie załączniki lub inne pisma zostały dołączone do sprawy, itd.). Dzięki takiej możliwości klient, przychodząc do urzędu w swojej sprawie, szybko może uzyskać informacje o jej stanie.
  • Zarządzanie pracą – zarządzanie pracami planowanymi i nieplanowanymi na wszystkie etapach: od wstępnego zlecenia, poprzez wykonanie, aż po rejestrowanie rzeczywistych wyników.
  • Elektroniczne rejestrowanie dokumentów przychodzących – Każde przychodzące pismo można zarejestrować i na jego podstawie założyć sprawę. Taki elektroniczny dokument może być następnie, za pomocą dekretacji, przesyłany do innych komórek organizacyjnych lub konkretnych osób. Rejestrowana jest także dokumentacja wymagana do załatwienia sprawy, co w łatwy sposób umożliwia sprawdzenie kompletności wniosku. Możliwość ta pozwala na sprawny przegląd wszystkich dokumentów bez konieczności każdorazowego przeglądania stosów dokumentów w wersji papierowej, jak również swobodny przepływ informacji i dokumentów między poszczególnymi wydziałami/osobami.
  • Wielopoziomowe definiowanie uprawnień użytkowników – Administrator ma możliwość wielopoziomowego definiowania uprawnień użytkownikom, w zależności od sprawowanej funkcji i przynależności do jednostki organizacyjnej. Można nadawać uprawnienia do poszczególnych rejestrów z możliwością podglądu i/lub edycji, bądź je zablokować.
  • Szybkie przeszukiwanie bazy na podstawie zaawansowanych wyszukiwarek – SOWA daje możliwość szybkiego wyszukiwania baz, dzięki rozbudowanym wyszukiwarkom. Istnieje możliwość wyszukiwania spraw po numerze kancelaryjnym, dacie rejestracji pisma, inspektorze prowadzącym sprawę, numerze i rodzaju wydanej decyzji, stronach postępowania, stanie decyzji. Dzięki takim wyszukiwarkom użytkownik w szybki sposób może pozyskać z bazy interesujące go informacje.
  • Nieograniczona liczba użytkowników – Ważną zaletą SOWY jest możliwość dodawania nieograniczonej liczby użytkowników, którzy są grupowani w komórki organizacyjne, w jakich pracują. Konto użytkownika zawiera podstawowe dane osobowe, jak również informacje o uprawnieniach. Istnieje możliwość zaznaczania użytkowników, jako usuniętych, np. już niepracujących, z jednoczesnym pozostawieniem w bazie identyfikacji spraw, z jakimi są powiązani.
  • Moduły statystyczne podsumowujące pracę urzędu, wydziału i poszczególnych komórek organizacyjnych - Dzięki takim modułom urząd może pozyskać informacje o funkcjonowaniu jednostki, np. o liczbie spraw rozpoczętych i zakończonych w danym roku, czy też informacje z poprzednich lat do celów porównawczych. Wyświetlane wyniki mogą być exportowane i zapisywane w pliku graficznym png.
  • Rozbudowany mechanizm wspomagający generację wydruków na podstawie przygotowanych szablonów pism - SOWA poprzez dodatkowa funkcjonalność daje możliwość generowania wydruków na podstawie przygotowanych szablonów. Poprzez odpowiednie przygotowanie szablonu, wygenerowany wydruk sam zaciąga potrzebne informacje ze sprawy, np. znak sprawy, wnioskodawca, co pozwala usprawnić pracę urzędnika.
  • Mechanizmy wzajemnego „wiązania” spraw i tworzenia tym samym hierarchii spraw (sprawa podrzędna, nadrzędna, kontynuacja, itd.) - System SOWA umożliwia łączenie ze sobą wybranych spraw. Funkcja ta przydatna jest w przypadku zarejestrowania kilka wniosków, dotyczących jednego zagadnienia, sprawa jest kontynuacją wcześniej zarejestrowanej lub pismo dotyczy kilku spraw jednocześnie. Proces łączenia jest usprawniony poprzez możliwość określania hierarchii spraw.
  • Zintegrowana książka adresowa, pozwalająca przechowywać informacje charakterystyczne dla różnych grup zawodowych, np. geolodzy, projektanci, geodeci - SOWA posiada zintegrowaną książkę adresowa, w której, wprowadzane nowe osoby, poza podstawowymi danymi personalnymi i kontaktowymi, mogą być przypisane do specyficznych grup zawodowych. Funkcjonalność ta przydatna jest, kiedy zachodzi potrzeba sprawdzenia, z jakimi sprawami powiązany jest konkretny projektant.
  • Możliwość współpracy zarówno z  INTERNETOWYM SERWEREM DANYCH PRZESTRZENNYCH (ISDP), jak i z dowolnym serwerem mapowym - System SOWA umożliwia współpracę z serwerem mapowym ISDP. Rozwiązanie to pozwala na wizualizację działek, dla których toczy się postępowanie lub została już wydana decyzja. Dodatkowo, możliwe jest uzyskanie informacji o prowadzonym dla danej działki postępowaniu, co daje unikalną możliwość przeglądania szczegółów spraw bezpośrednio w środowisku mapowym. Kolejne pole integracji znajduje się na poziomie dostępu do danych o właścicielach/władających nieruchomością, pochodzących z ewidencji gruntów. Inspektor z odpowiednimi uprawnieniami, może z poziomu SOWY sprawdzić, kto jest właścicielem danej nieruchomości. Poza tym, jeśli np. została wydana decyzja, dotycząca konkretnych działek, możliwe jest automatyczne zamieszczenie na szablonie wydruku decyzji informacji o ich numerach, właścicielach, czy numerach KW.

    Kolejna funkcja pozwala z poziomu SOWY sprawdzić, czy np. dla danej działki istnieje Plan zagospodarowania przestrzennego. Operacja ta wykonywana jest poprzez analizę przestrzenną warstw w ISDP, możliwe jest nawet wykorzystanie SOWY oraz ISDP do tworzenia wypisów i wyrysów z MPZP.

    Integracja z ISDP umożliwia również korzystanie ze wspólnych słowników, np. słowników ulic wprowadzonych do ISDP.

    Poziomów integracji SOWY z ISDP jest wiele i cały czas integracja ta poszerza się, w miarę formułowania nowych potrzeb przez naszych klientów.
  • Możliwość współpracy z zewnętrznymi systemami: np obiegu dokumentów - System SOWA pozwala na współpracę z dokumentami pochodzącymi z zewnętrznych systemów obiegu dokumentów. Kolejną zaletą systemu jest możliwość integracji z innymi dziedzinowymi systemami prowadzącymi ewidencję PESEL lub REGON.